Un proceso de correo electrónico super eficiente

"Aquí está mi problema con el correo electrónico", me dijo Jane *, un amigo mío recientemente, "abro Outlook esperando revisar mi correo rápidamente, pero luego leo un correo electrónico con un enlace, sigo el enlace y luego Estoy perdido en internet por horas ".

"Mi trabajo es estar en el correo electrónico", continuó Jane, "¿Cómo puedo evitar engancharme?"

En mi publicación reciente Cómo sobrellevar la sobrecarga del correo electrónico, sugerí que es mejor procesar el correo electrónico en bloque a horas programadas durante el día que leer cada correo electrónico cuando aparece.

Al principio, Jane, como la mayoría de los abogados y muchas otras personas que conozco, sentía que tenía que estar en el correo electrónico todo el tiempo. Pero después de pensarlo, ella admitió que nadie se daría cuenta si ella no estaba. Tomar descansos por correo electrónico durante una hora durante todo el día sería una buena forma de liberarse para hacer otro trabajo más reflexivo.

Pero Jane necesitaba una forma de comunicarse por correo electrónico de manera eficiente. He experimentado con el siguiente proceso y quiero compartirlo junto con algunas reglas y herramientas comunes que me ayudan a ser productivo, significativo y eficiente en mis intercambios de correo electrónico. La primera vez que haga esto, podría tomar varias horas, ya que es posible que tenga que realizar una gran limpieza. Pero después del trabajo inicial, podrás moverte rápidamente. Normalmente programo 30 minutos por la mañana, a mediodía y por la tarde para enviar un correo electrónico. Así es como uso ese tiempo:

1. Enviar: inicio mi temporizador y comienzo escribiendo los correos electrónicos que había planeado enviar. Esto a menudo incluye seguimientos de reuniones, notas de agradecimiento, preguntas y programación y otras solicitudes. Hago esto primero, de modo que si alguien me responde inmediatamente, tengo tiempo para responder mientras todavía estoy en el período de correo electrónico de 30 minutos.

2. Eliminar: A continuación, miro rápidamente las líneas de "asunto" y "de" en los correos electrónicos en mi bandeja de entrada y elimino de inmediato los que sé que no quiero perder tiempo leyendo, incluidos los correos electrónicos de marketing y las explosiones impersonales. 't pedido. Este paso solo lleva unos segundos, pero reduce drásticamente mi volumen de correo electrónico.

3. Responda: hago todo lo posible para responder a cada uno de los correos electrónicos que me llegan directamente, incluso si eso significa simplemente escribir "Gracias". Ya que elegir los correos electrónicos para elegir cuál responder primero es una pérdida de tiempo, comienzo con los más recientes y trabaja mi camino hacia abajo. En este punto, no hago clic en ningún enlace en correos electrónicos y no leo artículos largos; Lo guardo para el paso 5 a continuación.

4. Archivo: una vez que abro un correo electrónico, no lo dejo en mi bandeja de entrada. Descubrí que cuando dejaba correos electrónicos en mi bandeja de entrada, los volvía a leer cada vez que abría mi correo electrónico, y cada vez perdía más tiempo tratando de decidir cómo manejarlo. Así que lo elimino o lo muevo a otra carpeta que configuré: esperar, leer, algún día, viajar, específico del cliente. Cada vez que reviso mi correo electrónico, mi objetivo es vaciar mi bandeja de entrada.

5. Leer y seguir: en cualquier tiempo que me quede antes de que se apague el temporizador, reviso las carpetas que no están en la bandeja de entrada, leo los boletines, hago clic en los enlaces y hago un seguimiento de los correos electrónicos en mi archivo de "espera".

Fin: cuando suena mi temporizador de cuenta regresiva, cierro mi programa de correo electrónico. Una vez que haya terminado, no volveré a mi correo electrónico, en ningún dispositivo, hasta la próxima sesión programada.

A medida que avanzo en este proceso, trato de no utilizar el correo electrónico para darle a alguien retroalimentación negativa, y rara vez respondo a los comentarios negativos por correo electrónico. El correo electrónico es una gran herramienta para conversaciones transaccionales (¿Dónde deberíamos almorzar?), Compartir información (Aquí está ese archivo, hay alguien con quien quiero que se encuentre), o mostrar aprecio (Habló con fuerza en esa reunión, me conmueve su apoyo-gracias). Para cualquier otra cosa, es mejor que llames o hables con alguien cara a cara. También hago todo lo posible para nunca ir y venir con alguien por correo electrónico sobre algo más de dos o tres veces. Si se ha ido tan lejos, generalmente es una mejor idea levantar el teléfono.

Hay algunas herramientas comunes que utilizo que he encontrado útiles para mover correos electrónicos rápidamente:

Firmas: la mayoría de los programas de correo electrónico tienen la capacidad de crear múltiples firmas que puede elegir aparecer en la parte inferior de un correo electrónico. He personalizado varias firmas que utilizo como respuestas a los correos electrónicos comunes que recibo. Por ejemplo, tengo una respuesta escrita a las personas que me preguntan si puedo unirme a mi empresa, quiero que revise su libro, expresar aprecio por algo que he escrito, etc. A menudo personalizo esos correos electrónicos basados ​​en el remitente, pero el volumen de mi respuesta ya está escrito.

Reglas: la mayoría de los programas de correo electrónico también tienen reglas en las que puede enviar automáticamente correos electrónicos que se ajusten a ciertos criterios directamente a otras carpetas. Por ejemplo, cuando envío mi correo electrónico semanal vinculando personas a un nuevo artículo que he escrito, recibo varias respuestas "fuera de la oficina". Configuré una regla que envía cualquier correo electrónico con "fuera de la oficina" en el asunto directamente a la papelera. De esa forma no tengo que perder tiempo en procesarlo.

Temporizador: Esto es esencial para mantenerse dentro de mi marco de tiempo de 30 minutos. Cuando no usaba un temporizador era demasiado fácil seguir adelante.

Si eres como yo y Jane, si descubres que el correo electrónico tiene la capacidad de absorber tu tiempo y productividad, intenta experimentar con este proceso, personalizándolo hasta que funcione para ti. Una pequeña estructura podría ser la única diferencia entre el correo electrónico como una herramienta útil. . .o un desperdicio.

* Nombre cambiado

Publicado originalmente en Harvard Business Review

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