Técnicas para una mayor cooperación con las partes interesadas clave

John Montgomery solía ser CEO y propietario de Environmental Interiors, Inc. Es una compañía fabulosa que fabrica / instala acabados artísticos de metal en l edificios "monumentales" como aeropuertos, museos y estadios.

Como CEO, John Montgomery siempre repetiría: "Cara a cara primero; Segundo teléfono; Correo de voz en tercer lugar; y solo por correo electrónico para confirmar reuniones o para escribir: "He estado tratando de ponerme en contacto con usted …".

Resulta que hay evidencia detrás de la filosofía de comunicación de John Montgomery.

Método de Montgomery:

Correo electrónico: use "Solo para confirmar las reuniones y para decir 'He estado tratando de ponerme en contacto con usted …'.

Observe el desdén de John por el correo electrónico como una herramienta de comunicación. ¿Cómo puede ser esto? El correo electrónico es casi demasiado fácil, demasiado penetrante y demasiado económico para que NO lo use como una herramienta de comunicación clave.

Uno de los problemas del correo electrónico es que se basa exclusivamente en texto, lo que elimina las señales sociales, como el tono de voz o la expresión facial. Cuando se eliminan los matices de la comunicación, puede haber consecuencias no deseadas. Un ejemplo podría ser una interpretación de que el emisor está enojado cuando ese no era el caso.

Un segundo problema con el correo electrónico es que es demasiado fácil ser espontáneo.

La espontaneidad de las comunicaciones puede crear un riesgo institucional no deseado. Por ejemplo, en 2015, un grupo hackeó el sistema de correo electrónico de Sony Corporation. El grupo hizo públicos los correos electrónicos del productor de películas Scott Rudin. En un correo electrónico, describió a un compañero productor como un "lunático bipolar". También describió a una conocida actriz con un contrato en SONY como "mocosa mimada mínimamente talentosa".

Si no nos cree que las respuestas espontáneas en el correo electrónico conllevan riesgos institucionales, pregúntele a la exsecretaria de Estado Hillary Clinton.

En otro ejemplo, BLOOMBERG BUSINESS informó que Deutsche Bank vendió $ 1.1 mil millones en obligaciones de deuda garantizadas a los clientes de DB en 1987. Más tarde se hizo público que el co-director del Deutsche Bank Michael Lamont escribió esto en un correo electrónico: "Creo que venderemos esto ( a nuestros clientes) justo antes de que el mercado caiga por un precipicio ".

¿Cuál es la evidencia?

CE Naquin y sus colegas examinaron el impacto de las comunicaciones electrónicas en la cooperación individual en grupos. (2008) El equipo de investigación tomó 120 estudiantes de negocios de pregrado y los asignó aleatoriamente a grupos compuestos por cuatro miembros cada uno. Por lo tanto, había 14 grupos que interactuarían principalmente a través del correo electrónico y 16 grupos que interactuarían cara a cara. A cada grupo se le asignaron tareas que ponen a las personas en una situación de decidir si cooperar con los miembros de su equipo en busca de una ganancia financiera potencialmente mayor en comparación con una ruta que solo los beneficie individualmente.

Se consideró que un grupo era cooperativo si al menos tres de los cuatro miembros sacrificaban la oportunidad individual de obtener ganancias en beneficio del grupo en su conjunto. Se consideró no cooperativo si menos de tres miembros del grupo lograron un beneficio individual.

Los grupos que comunicaron primaria en línea fueron menos cooperativos en el nivel de significancia de .001 usando la técnica estadística de Chi Square. Ese es un nivel muy significativo para un experimento de ciencias sociales.

Una réplica del estudio se realizó con 64 estudiantes de negocios de nivel ejecutivo que asisten a programas de MBA en la noche. La edad promedio fue de 40.8 años. Una vez más, los participantes fueron asignados a grupos de cuatro miembros. Ocho grupos se comunicaron por correo electrónico y ocho grupos interactuaron cara a cara. Se les dio una situación diferente que involucraba una maximización de la ganancia personal versus la contribución al beneficio del grupo. Una vez más, las comunicaciones en línea dieron como resultado una menor cooperación. Los resultados estuvieron en el nivel de significancia de .01.

Cooperación vs. Comunicación:

Si el problema es la comunicación pura, el correo electrónico puede ser la técnica más eficiente. Por ejemplo, lees en linkedin.com que Jane Smith tiene un nuevo trabajo como socia en un bufete de abogados. Si su objetivo es comunicar que ha leído el aviso y desea felicitarla, enviar un correo electrónico o enviarle un mensaje de texto a través de LinkedIn es suficiente.

Pero si desea obtener la cooperación de Jane para presentarle a sus compañeros o a sus clientes, una respuesta de LinkedIn o correo electrónico es lo último que desea hacer. Este es el punto importante en la Técnica de Montgomery.

Desea llamarla para invitarla a un almuerzo de felicitación. Si eso no es práctico, puede llamarla y hablar con ella por teléfono.

Posibles candidatos para el trabajo:

Uno de nuestros servicios es búsqueda retenida y nos suscribimos a un servicio de LinkedIn diseñado para reclutadores. Este servicio nos permite estar fácilmente en contacto por correo electrónico con millones de personas. Podemos buscar en la base de datos y encontrar personas para comunicarse por título, industria, ubicación geográfica y tamaño de la empresa. Es una gran herramienta para comunicarse con las personas.

LinkedIn no es una herramienta muy efectiva en términos de hacer que la gente coopere con nosotros. Después de todo, queremos que nos envíen sus hojas de vida o que nos presenten a sus colegas. No deseamos comunicarnos por el bien de la comunicación.

Para pasar de la comunicación a la cooperación, tenemos que usar la tecnología de LinkedIn solo como un primer paso en el camino hacia una llamada telefónica para establecer una relación que será seguida por una reunión cara a cara.

CEO-Board Communications.

La distinción entre comunicación y cooperación puede ser confusa para los altos ejecutivos ocupados. Dadas las demandas de tiempo personal, encontramos que a muchos de nuestros clientes CEO les gusta enviar correos electrónicos con archivos adjuntos a los miembros de la Junta para mantenerlos en el ciclo de comunicación.

Si el único objetivo es la comunicación unidireccional, entonces el correo electrónico es la técnica de elección.

Pero, ¿los CEO se comunican con los miembros de la Junta solo por las comunicaciones?

Nuestros directores generales tienden a utilizar las comunicaciones con el propósito de influir en los miembros de la Junta. Usando el Método de Montgomery, uno podría argumentar que el correo electrónico es la última técnica que deberían emplear.

Teléfono vs. Facebook.

Como plataforma de comunicación, Facebook es una excelente herramienta. Pero no es una gran herramienta para obtener cooperación. Es posible que desee pasar más tiempo en el teléfono y menos tiempo en su dispositivo móvil.

Los lectores de Psychology Today con trayectos largos hacia y desde el trabajo pueden aprovechar esto al usar el tiempo en automóvil para participar en conversaciones telefónicas con manos libres. Hay varios auriculares excelentes en el mercado que le permiten a la persona del otro lado no darse cuenta de que está conduciendo.

El método de Montgomery como una herramienta de liderazgo:

Sabemos que acabamos de darles noticias inoportunas: las comunicaciones efectivas consumirán más tiempo de lo que pensaron que podrían ser. Para hacer lo que realmente desea lograr, debe recurrir a algunas técnicas "anticuadas" que consumen tiempo, como la interacción cara a cara y el teléfono.

¿Realmente lleva más tiempo o estamos usando la plantilla incorrecta para medir el tiempo?

George Bernard Shaw dijo una vez: "El mayor problema con la comunicación es la ilusión de que ha tenido lugar". Supongamos que Shaw está en lo cierto. ¿Puede incluso comenzar a calcular la cantidad de tiempo que pasa tratando de aclarar las comunicaciones que se estropean? ¿Cuánto tiempo, por ejemplo, gastará Deutsche Bank en tratar de reparar su reputación con los clientes? Si agrega esa cantidad de tiempo invertido a la ecuación, tal vez las técnicas anticuadas no sean tales desperdiciadores de tiempo después de todo.

El uso del enfoque de John Montgomery le da una plantilla de decisión para seleccionar sus herramientas de comunicación.

Referencias

Bloomberg Business. "Deutsche Bank vendió cerdos vinculados a la hipoteca" como mercado abrochado, dicen los legisladores ". 31 de agosto de 2011. http://www.bloomberg.com/news/2011-04-14/deutsche-bank-sold-mortgage-linked -pigs-as-market-buckled-lawmakers-say.html

Naquin, CE, Kurtzberg, TR, y Belkin, LY (2008). Comunicación por correo electrónico y cooperación grupal en contextos de motivación mixta. Social Justice Research, 21 (4), 470-489.

VARIEDAD. "Los correos electrónicos de Sony filtrados revelan chistes sobre Obama y la raza". 10 de diciembre de 2014 http://variety.com/2014/biz/news/leaked-sony-emails-reveal-jokes-about-obama-and-race-1201376676/

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