La belleza de la brevedad

Durante mucho tiempo he sido fanático de los cortos. Es cierto que tengo un lapso de concentración limitado. Pero en el mundo de los negocios, esto puede ser un activo. La belleza de la brevedad es que el tiempo ahorrado en un lugar es el tiempo y la mano de obra que pueden desplegarse productivamente en otros lugares.

Considere algunas actividades comunes donde la brevedad es el mejor amigo de una persona de negocios.

Reuniones : ¿Cuántas veces ha escuchado a alguien quejarse de que una reunión fue demasiado corta? (En una carrera que abarcó varias décadas, nunca lo hizo.) ¿Pero alguna vez sintió que una reunión era demasiado larga? Aunque los cálculos precisos de tiempo y, por lo tanto, las horas salariales en reuniones improductivas son difíciles de entender, un estudio del Reino Unido realizado para Epson en 2012 calculó el tiempo perdido en reuniones para empleados de oficina a 49 minutos por semana (lo cual me parece correcto), que proyecta a 26 mil millones de libras británicas desperdiciadas (más de $ US 40 mil millones) para la economía del Reino Unido en el transcurso de un año. Entonces, la próxima vez que programe una reunión de una hora, considere: ¿Podríamos hacer lo que realmente necesitamos en 30 minutos? O si está planeando 30 minutos, ¿podemos hacerlo en 15? ¿Y realmente necesitamos todos estos asistentes? ¿O necesitamos una reunión? Y así.

Presentaciones y discursos : volvamos a nuestro modelo de reuniones. ¿Cuántas presentaciones o discursos corporativos has asistido en el lugar de donde saliste al sentir: "¡Qué gran presentación, fue demasiado corta!" (No recuerdo ninguna). ¿Qué es lo más fácil de hacer en el mundo? Deambular. Mejor para el hablante, mejor para el público, mejor para la organización que gana tiempo de trabajo productivo (para tal vez docenas o cientos o incluso miles de empleados asistentes) para mantener las presentaciones ajustadas, concisas … y dejando al público alerta y queriendo más. Lo cual también tiene el beneficio adicional de dejar más tiempo al final para las preguntas y respuestas y el diálogo, generalmente un ejercicio que valga la pena para la audiencia.

Memos – Procter & Gamble durante años fue muy conocido por una política que requería que los memos de los empleados no tuvieran más de una página. (En los negocios intenté adherirme a ese ideal, aunque no siempre tuve éxito). Hay un viejo Mark Twain que dice: "No tuve tiempo de escribir una breve carta, así que escribí una larga". Significado, por supuesto, toma más tiempo ser disciplinado y reflexivo que simplemente dar vueltas.) ¿Implicaciones para los comunicados cotidianos? Cuanto más corta sea la nota, mejor, siempre y cuando cubra lo que se necesita de una manera claramente comprensible. El contenido conciso y bien concebido también toma menos tiempo para descifrar y leer, ahorrando tiempo y frustración también en la parte de atrás.

En resumen, es una ecuación simple: tiempo ahorrado en una actividad = tiempo que se puede utilizar productivamente en otro lugar. No es fácil de cuantificar, pero es real, no obstante. Y desde el punto de vista de una carrera profesional, hay reputaciones mucho peores que las de un individuo con una verdadera eficiencia reflexiva. Todas las empresas los necesitan y los valoran.

Yo continuaría, pero luego esta publicación no sería breve.

Este artículo apareció por primera vez en Forbes.com.

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