Cómo solicitar algo en un correo electrónico

Ver imagen | gettyimages.com

Pedir ayuda es lo suficientemente difícil sin tener que ponerlo en forma de correo electrónico, que está completamente desprovisto de esos elementos de comunicación no verbal útiles.

¿Cómo puede pedir ayuda de manera efectiva sin parecer necesitado, con derecho o, lo que es peor, siendo ignorado por completo? Estos consejos deberían ayudar.

¿Qué pasa con una llamada telefónica?
Al pedir ayuda, la primera decisión es si el correo electrónico es incluso la herramienta adecuada para el trabajo. Ciertamente, es más fácil enviar un correo electrónico y no tener que lidiar con un posible rechazo cara a cara, pero ¿le da la mejor oportunidad de recibir la ayuda? El correo electrónico se percibe, y con razón, como impersonal. Muchas personas estarían de acuerdo en que es más probable que ayuden si levantas el teléfono y las llamas. Si es posible, tal vez incluso quiera ir a verlos en persona.

Sin embargo, estas opciones no siempre son prácticas. Tal vez no tengas el número, o la persona a la que intentas llegar tiene un buen guardián en su lugar. Tal vez están demasiado ocupados o inaccesibles. No siempre se puede obtener a alguien por teléfono o nariz a nariz, por lo que el correo electrónico es la siguiente opción lógica, pero ¿cómo se debe hacer?

Encuentra tu equilibrio de confianza
Tener su mano todo el tiempo o negarse obstinadamente a aceptar cualquier ayuda son dos extremos que deben evitarse. También debes tratar de evitar ser percibido de esa manera. Si creen que eres un mendigo ingrato, es muy poco probable que te ofrezcan ayuda.

Si eres tímido al pedir ayuda, entonces tengo buenas noticias. Está perfectamente bien hacerlo. De hecho, las personas inherentemente QUIEREN ayudarte.

Emma Seppälä escribe en su blog sobre cómo el deseo de ayudar a los demás es intrínseco en los seres humanos " , Michael Tomasello y otros científicos del prestigioso Instituto Max Planck han descubierto que incluso los bebés demasiado pequeños como para haber sido condicionados por las convenciones de la cortesía participarán automáticamente en comportamiento útil. La investigación llevada a cabo por Dale Miller en la Stanford Business School muestra que los adultos también se sienten instintivamente impulsados ​​a ayudar a los demás ".

Sin embargo, las personas dejan de querer ayudar cuando sienten algún indicio de ingratitud.

Entonces, antes de comenzar a escribir, encuentre su equilibrio de confianza. Siéntete bien sabiendo que la gente quiere ayudar, pero no te vuelvas arrogante y lo esperes, o lo que es peor, exígelo.

Sabrá que tiene el equilibrio correcto cuando renuncie a su derecho a estar enojado o herido cuando diga que no.

Haz tu investigación
No elimine un correo electrónico de inventario de forma ciega a una lista de personas de las que espera recibir ayuda. Los correos electrónicos individuales para personas individuales, obviamente, toman más tiempo que el correo electrónico masivo, pero tienen muchas más posibilidades de éxito. Descubra quiénes son, descubra cómo prefieren ser contactados y encuentre algo que pueda ser relevante para ellos en este momento. Al mirar su sitio web o los perfiles de las redes sociales durante dos minutos antes de escribir su correo electrónico, se destacará del desorden de todos los que no se tomaron el tiempo para hacerlo.

SIEMPRE diríjalos por su nombre
Liderar con "Estimado señor / señora" u otro saludo genérico es una ofensa que se puede eliminar de inmediato. El nombre de una persona, como resultado, es la palabra más importante que usarás. Un simple "Hola Jim" es todo lo que necesitas.

Comience con la frase, "Necesito su ayuda".
La palabra "ayuda" ganó un capítulo completo en mi libro, Palabras mágicas por una razón. Como todas las palabras mágicas, se conecta con un poderoso motivador psicológico. En este caso, es el mismo motivador que descubrió la investigación mencionada anteriormente: las personas QUIEREN ayudar.

"Necesito tu ayuda" les da la vuelta a un interruptor y les hace saber que les estás dando la oportunidad de ejercitar ese profundo deseo de ayudar a los demás. Desafortunadamente, ese sentimiento de ayuda es efímero y puede transformarse rápidamente en resistencia e interés propio.

NO desencadenar resistencia
La palabra "no" a menudo puede convertirse en un disparador de resistencia. Frases como, "Esto no tomará mucho tiempo" o "No siente ninguna presión para hacer esto", están destinadas a aliviar la resistencia y aumentar la probabilidad de que la persona ayude, pero en realidad, puede tener el efecto opuesto. Para ver cómo funciona esto, intente seguir estas instrucciones:

Cuenta hasta diez en tu mente, pero no pienses en la palabra "rinoceronte" mientras lo haces.

¿Cómo harías?

La aparente intención era hacer que "no" pensaras en el rinoceronte, pero el resultado fue bastante diferente. La mayoría de las personas informan que no pueden quitarse de la cabeza la palabra "rinoceronte".

En sus correos electrónicos, comunique lo que son, no lo que no son.

Otras posibles frases de resistencia que deben evitarse son:

  • "No le costará nada". (Reemplace con "Es gratis").
  • "Solo tomará cinco minutos de su tiempo" (Reemplace con "Me gustaría pasar cinco minutos con usted").
  • "No dude en ponerse en contacto conmigo". (Reemplace con "Contáctenos en ___________")
  • "Sé que estás ocupado, pero …" (Reemplaza con "Respeto tu tiempo y …")

Llegar al punto
Supongamos que están más ocupados que tú. No comience dando una descripción larga de su problema con la esperanza de que descubran qué deberían hacer para ayudarlo a solucionarlo. Pregúnteles de manera precisa y directa qué pueden hacer para ayudarlo.

Yo, yo y mi
James Pennebaker estudia cómo las personas usan las palabras. Más específicamente, cómo usan palabras funcionales (como pronombres y artículos). Sus hallazgos son sorprendentes y casi universales. En su libro, La vida secreta de los pronombres, escribe: "En cualquier interacción entre dos personas, la persona con un estatus superior utiliza menos palabras-I". [También] usan pronombres en primera persona del plural (nosotros, nosotros, nuestro) a tasas mucho más altas que los que tienen un estatus más bajo ".

Cuando envíe un correo electrónico pidiendo ayuda, su estado percibido es importante. Es más probable que las personas ayuden a personas que son similares a ellos. Es por eso que la frase "Me recuerdas a mi edad" a menudo puede preceder a la ayuda. Elimine tantas palabras-I como pueda de sus correos electrónicos y reemplácelas con palabras-en-nuestras.

Ten cuidado con las recompensas
En el momento en que ofrece una promesa o recompensa a cambio de ayuda, ingresa al mundo de las transacciones en lugar de a las relaciones. El poder de la palabra ayuda disminuye significativamente cuando se combina con el pensamiento transaccional. En el momento en que ofreces una recompensa es el momento en que deja de ser "ayuda".

Espera una semana
Si no responden a su primer correo electrónico, espere una semana. Luego, cuando realice un seguimiento con un mensaje simple, "Simplemente siguiendo para ver si entendió esto", se sentirán culpables por no responder. Es mucho más probable que genere una respuesta "sí" que la molestia que sentirán si les envía un correo electrónico todos los días.

Di gracias antes, durante y después
Nada mata su estado de ánimo servicial más rápido que la ingratitud o el derecho de su parte. Puede pensar que la palabra "gracias" no tiene sentido o es trivial debido al uso excesivo, pero solo intente y elimine. Una interacción ingrata puede quemar un puente para cualquier ayuda futura que pueda recibir. Escriba "¡gracias de antemano!" En su solicitud inicial, agradezca nuevamente cuando acepten, y una vez más cuando entreguen. El Dr. Jeffrey Froh dice que un muy buen "agradecimiento" incluye un reconocimiento sincero de su sacrificio e información sobre el efecto positivo que su ayuda tuvo sobre usted.

Para obtener más consejos sobre la comunicación que se conecta, suscríbase al boletín semanal por correo electrónico de Tim en ConnectWithHumans.com.

Related of "Cómo solicitar algo en un correo electrónico"