Tecnología: concéntrese, sea feliz

Una nueva investigación sobre la etiqueta del correo electrónico muestra la mejor forma de enmarcar sus solicitudes.

Realizar solicitudes por correo electrónico siempre es una propuesta delicada. Si la persona a quien le está escribiendo es un buen amigo o un familiar cercano, es probable que se le dé una amplia franja entre grosero y educado. Es posible que estés haciendo una brusca e inusual petición a tu abuela de su receta de tarta de crema de café si estás desesperado por terminarla a tiempo para una comida en la oficina. Sin embargo, lo más probable es que no se ofenda por su breve mensaje lleno de errores tipográficos y sin un saludo o incluso su firma. Sin embargo, si envía el mismo correo electrónico a un colega cuando tiene prisa por obtener una respuesta, es probable que provoque una reprimenda bien merecida.

La ciencia de la comunicación por correo electrónico está en su infancia, e incluso lo que se conoce continúa evolucionando rápidamente. Desafortunadamente, los correos electrónicos pueden enviarse sin el beneficio de correctores ortográficos y correctores gramaticales si utiliza su teléfono inteligente en lugar de una computadora de escritorio conectada a su programa de procesamiento de textos. Por otro lado, la autocorrección puede convertir la palabra que pretendes usar en galimatías en el mejor de los casos, o al revés en el peor. También existen los infames escenarios de “responder a todos” que se dirigen a destinatarios no deseados, o el correo no enviado que se encuentra en sus borradores porque olvidó presionar “enviar”.

A medida que las personas continúan navegando en este paisaje en constante cambio, hay una ciencia de la comunicación por correo electrónico que está comenzando a desarrollarse. Más recientemente, Milica Savić (2018) de la Universidad de Stavanger (Noruega), exploró las percepciones de los profesores de las comunicaciones por correo electrónico enviadas por los estudiantes. Repleto de ambigüedad y ansiedad para el estudiante promedio, el proceso de enviar un correo electrónico a un instructor podría significar la diferencia entre aprobar y reprobar un curso. Las pautas para este proceso son lo suficientemente claras como para que el alumno solo pueda aprender a través de ensayo y error qué camino seguir en general. Lo que es peor, los correos electrónicos que funcionan para uno pueden ser contraproducentes si se envían a otro instructor.

Según Savić, la descortesía es, de hecho, un concepto dinámico, particularmente en este mundo de normas en evolución sobre los correos electrónicos. La mejor definición de descortesía, sostiene, lo considera como un desajuste entre lo que el receptor espera y lo que dice el remitente. No espera un correo electrónico de un representante de ventas que le permita saber que un pedido que ha realizado ha llegado a la tienda para abrir con “Hola”. Independientemente de lo que el representante de ventas intentaba comunicar, lo que podría haber sido un pobre intento de amistad, simplemente no lo encuentras particularmente adecuado para los papeles que ambos ocupan.

Del mismo modo, cuando los estudiantes escriben a la facultad, existe la expectativa de que el alumno se acerque al miembro de la facultad de una manera que muestra deferencia a sus diferencias de posición. El investigador noruego estaba interesado en saber qué sucedería cuando los estudiantes nativos en un idioma escriben a los profesores en su segundo idioma, agregando complicaciones adicionales a la mezcla. Usando entrevistas y cuestionarios preliminares, Savić desarrolló un conjunto de materiales usando correos electrónicos reales escritos por estudiantes, entrevistas y cuestionarios que incluían correos electrónicos de muestra para determinar qué enfoques estudiantiles tenían los mejores resultados desde el punto de vista de los encuestados de la facultad que los calificaban.

Estos son 3 ejemplos de cinco correos electrónicos estudiantiles utilizados en el estudio noruego:

Correo electrónico 1:

Asunto: [código del curso]

Hola.

Te enviaría un correo electrónico hace mucho tiempo, pero con todos los exámenes no he tenido el tiempo para hacerlo. este es mi plan de lecciones para el proyecto que hice durante la práctica sobre la enseñanza con música. ¿Lo verías y me darías algún comentario?

[el nombre del estudiante]

Correo electrónico 2:

Hola Milica,

Lo siento, pero la persona que debía llevar mi turno mañana está enferma, así que no puedo ir mañana. ¿Reprogramar?

Correo electrónico 3:

Querida Milica,

¡Gracias por tus comentarios y buenos consejos!

También escribí una guía de entrevista muy, muy áspera. De ninguna manera es definitivo; es solo algo que adjuntaré a la forma NSD. Le agradecería mucho si pudiera echarle un vistazo.

¡Muchas gracias por toda la gran ayuda que me dieron!

Mejor,

[el nombre del estudiante]

Probablemente puedas adivinar cuál de estos 3 ejemplos tuvo la respuesta más favorable. De hecho, el correo electrónico n. ° 1 fue calificado por el 71% de los participantes como descortés, el correo electrónico n. ° 2 fue calificado como descortés en un 50% y el correo electrónico n. ° 3 fue calificado como educado por el 86%. Se observó un patrón similar de resultados en la escala de calificación de idoneidad.

Estos correos electrónicos se convirtieron en la base de una serie de entrevistas en las que Savić intentó separar los factores que llevaron a estas distinciones. Un tema que surgió estuvo relacionado con “movimientos de encuadre” o las secuencias de apertura. Esto incluyó el saludo, el uso del nombre del destinatario y la puntuación (período vs. coma vs. signo de exclamación). Curiosamente, el cierre de los correos electrónicos no se consideró importante, lo que sugiere que, como en otras áreas de las relaciones interpersonales, las primeras impresiones son importantes. Algunos encuestados pensaron que el Email # 3 tal vez se fue por la borda en su obsequiosidad, sin embargo, con demasiado agradecimiento.

Mirando más en el contenido, otras respuestas a estos correos electrónicos incluyeron comentarios sobre cuán respetuoso era el estudiante del tiempo del instructor (no mucho en los Correos electrónicos 1 y 2), el uso de excusas (de nuevo en los Correos electrónicos 1 y 2) y el nivel general de informalidad (nuevamente, con los correos electrónicos 1 y 2 saliendo del lado equivocado de la ecuación).

Los análisis de Savić provienen de la tradición de la teoría lingüística cualitativa, pero sugieren temas amplios que podrían justificar investigaciones más refinadas. Idealmente, los correos electrónicos no confundirían el tipo de saludo, el contenido del correo electrónico y el cierre, pero los presentarían como variables separadas.

Sin embargo, a partir de estos correos electrónicos, es evidente que la forma importa tanto como sustancia cuando realiza una solicitud por correo electrónico, y que es mejor que no tome nada por sentado de su destinatario. Considera, entonces, estas 5 reglas:

  1. Opte por la formalidad en lugar de la informalidad cuando no conoce a su destinatario o cuando su destinatario tiene un estatus más alto que usted.
  2. Siempre use un saludo de apertura apropiado para el idioma en el que está escribiendo.
  3. En una solicitud, recuerde que usted es el que está pidiendo algo y ponga las necesidades y el horario de la otra persona por encima de los suyos.
  4. Evite confiar en excusas cuando esté en condiciones de solicitar una extensión de tiempo o un favor especial.
  5. Gracias a la persona, pero no demasiado efusivamente.

Es casi seguro que la comunicación por correo electrónico continuará evolucionando, pero con estas 5 pautas, será mucho más probable que el suyo proporcione el resultado que desea.

Referencias

Savić, M. (2018). Percepciones de los conferenciantes acerca de la im / cortesía y la in / properness en las solicitudes de correo electrónico de los estudiantes: una perspectiva noruega. Journal Of Pragmatics, 12452-72. doi: 10.1016 / j.pragma.2017.12.005

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